Konferencje

Dobrze przygotowana sala konferencyjna to nie tylko odpowiednie stoły i krzesła, ale również sprawna organizacja uczestników i czytelna informacja. Przy większych wydarzeniach szczególne znaczenie ma szybkie wskazanie właściwej sali, rejestracji, przerw kawowych czy poszczególnych stref wydarzenia.

W tej kategorii znajdziesz rozwiązania wykorzystywane podczas konferencji, szkoleń, spotkań biznesowych i wydarzeń organizowanych w hotelach oraz centrach konferencyjnych – między innymi stojaki informacyjne, stojaki na plakaty, stojaki na ulotki i inne systemy ekspozycyjne.

Wyposażenie konferencji – organizacja i oznakowanie sali konferencyjnej

Najważniejsze elementy wyposażenia konferencji

W zależności od charakteru wydarzenia przydatne mogą być rozwiązania do organizacji przestrzeni, prezentowania informacji oraz kierowania uczestników.

Słupki z taśmą

Do wyznaczania wejścia, przejść, strefy sceny lub przestrzeni niedostępnej dla uczestników.

ZOBACZ

Stojaki na plakaty

Program konferencji, oznaczenie wydarzenia i informacje przy wejściu do sal.

ZOBACZ

Reklama Cyfrowa

Dynamiczny program wydarzenia, informacje o salach i komunikaty dla uczestników.

ZOBACZ

Jak sprawnie oznakować konferencję?

Oznakowanie i organizacja przestrzeni podczas konferencji

Podczas konferencji uczestnik powinien bez pytania obsługi znaleźć właściwą salę, miejsce rejestracji oraz najważniejsze strefy wydarzenia. Szczególnie przy kilku równocześnie odbywających się spotkaniach dobre oznakowanie pozwala ograniczyć chaos przy wejściu i na korytarzach.

przy wejściu do obiektu – kierunek do rejestracji lub głównej części wydarzenia
przy skrzyżowaniach korytarzy – strzałki prowadzące do konkretnych sal konferencyjnych
przed salą – nazwa sali, nazwa wydarzenia lub aktualny harmonogram
w pobliżu sceny lub strefy wystawowej – informacje dotyczące programu, sponsorów lub dodatkowych atrakcji

Jeżeli przed rozpoczęciem wydarzenia trzeba ograniczyć dostęp do sceny, zaplecza lub wybranej części sali, można wykorzystać słupki z taśmą. Pozwalają szybko wyznaczyć granicę bez ustawiania dodatkowych mebli czy prowizorycznych barierek.

Przy wydarzeniach jednodniowych szczególnie praktyczne są rozwiązania umożliwiające szybką wymianę treści – dzięki temu ten sam stojak lub rama może być wykorzystywana przy kolejnych konferencjach.

Praktyczne wskazówki dotyczące organizacji konferencji

Przygotowując salę konferencyjną, warto zaplanować nie tylko ustawienie uczestników, ale również miejsca, w których będą potrzebne informacje i oznaczenia. Kilka prostych rozwiązań może znacznie ułatwić organizację wydarzenia.

Oznacz salę jeszcze przed wejściem. Jeżeli w obiekcie znajduje się kilka sal, nazwa sali lub nazwa wydarzenia powinna być widoczna już na korytarzu, a nie dopiero przy drzwiach.
Program wydarzenia umieść w miejscu, w którym uczestnicy się zatrzymują. Stojak na plakat lub gablota przy wejściu do sali sprawdzi się lepiej niż informacja ustawiona w środku pomieszczenia.
Przy kilku równoległych wydarzeniach stosuj jednoznaczne oznaczenia. Nazwa konferencji, numer lub litera sali oraz kierunek dojścia powinny być czytelne bez konieczności pytania obsługi.
Słupki z taśmą wykorzystuj tylko tam, gdzie rzeczywiście trzeba ograniczyć dostęp. Mogą wyznaczyć wejście na scenę, przejście do zaplecza albo oddzielić fragment przestrzeni przygotowywany dla obsługi wydarzenia.
Nie ustawiaj kilku stojaków obok siebie bez wyraźnej potrzeby. Jeżeli kilka informacji dotyczy tego samego wydarzenia, lepiej przygotować jeden czytelny komunikat niż tworzyć skupisko różnych ekspozytorów.
Wykorzystuj te same stojaki przy kolejnych wydarzeniach. Jeżeli konferencje odbywają się regularnie, warto wybierać rozwiązania umożliwiające szybką wymianę plakatu, programu lub informacji o sali.

Przejdź do strony głównej